ADMINISTRANDO CONDOMÍNIOS
O PAPEL DO ADMINISTRADOR FRENTE À GESTÃO DOS CONDOMÍNIOS
Por José Henrique Domingues Carneiro (*)
Morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar. A tendência que surgiu com os condomínios e mudou o modo de viver nos centros urbanos criou um novo e fértil mercado consumidor de produtos e serviços e gerador de empregos. Por isso mesmo, tornou o gerenciamento condominial ainda mais complexo do que sempre foi. Pela abrangência da atividade, exige-se do Administrador de Condomínios uma gama de conhecimentos em campos muitos variados, tais como Direito, Engenharia, Administração, Relações Humanas, Economia e Finanças, mas nunca como nos últimos tempos, principalmente devido à sobrecarga das obrigações de ordem fiscal e legal. A demanda por serviços de várias espécies, produtos personalizados e por recursos humanos qualificados necessários à sua manutenção e pleno funcionamento, fizeram com que os condomínios acabassem por aglutinar um grande volume de recursos, o que levou o governo a impor sobre o setor muitas obrigações de ordem fiscal e de controle. Este quadro formado desencadeou um processo de profissionalização na administração de condomínios, tornando-a mais complexa e cheia de responsabilidades. Em minha Dissertação de Mestrado defendida em 2004, na UFSC, com o título: “Roteiro de Informações Gerenciais para Administração de Condomínios baseado no Perfil de Síndicos e Administradores”, procurei analisar toda essa complexidade em meu estudo. O Roteiro de Informações foi desenvolvido a partir do novo perfil dos síndicos e administradores de condomínios, das exigências legislativas e estatutárias para o setor (contemplando as mudanças do Novo Código Civil), das competências e habilidades gerenciais em geral e, principalmente, das necessidades dos condôminos em edifícios residenciais, comerciais e mistos, dados estes levantados na pesquisa. A análise de todo este conjunto de informações revelou o papel central que as administradoras de condomínios passaram a ter no cenário atual.
DESAFIO: ATENDER A TODAS AS DEMANDAS
Se levarmos em conta que os serviços burocráticos disponibilizados aos diversos tipos de condomínios (residenciais, comerciais, flats e shoppings) extrapolam aqueles comumente oferecidos, como emissão de boletos de taxas condominiais, administração de pessoal, balancetes mensais, entre outros, constata-se que as administradoras, devidamente habilitadas e registradas oferecem uma gama de informações, assessorias e serviços hoje fundamentais ao bom funcionamento de seus clientes, no caso, os condomínios. Dentre os diversos serviços de suporte que as empresas disponibilizam, devemos reforçar a seguinte questão: Além de possuir profissionais capacitados e qualificados, as administradoras atuam assessorando diretamente na resolução de problemas, apresentando soluções viáveis como, por exemplo, as que ajudam a minimizar os custos condominiais através de uma previsão orçamentária bem elaborada; oferecem suporte jurídico, técnico, contábil e administrativo, contribuindo para manter o condomínio em dia não só em termos de legislação, mas também no que tange ao aspecto “valorização imobiliária’. Outro fator a considerar, é sua atuação como mediadoras de conflitos, pois, ao participar de assembléias gerais de condôminos, as administradoras podem interferir positivamente sugerindo medidas coerentes e conciliadoras. Quem está do outro lado e vive o cotidiano da sobrecarga imposta às administradoras de condomínios, sabe que o diferencial continua o mesmo: a qualidade dos serviços, só que em uma escala muito maior. As empresas que atuam nesse ramo altamente competitivo e com clientes cada vez mais exigentes, devem procurar atualizar-se constantemente. Além dos serviços com qualidade superior, os clientes esperam inovações constantes e preços cada vez mais acessíveis. Cabe ressaltar ainda, que trabalhamos em um universo de indivíduos a quem devemos orientar sobre a forma correta de proceder diante da nova realidade fiscal para condomínios, a quem devemos alertar para a importância da obediência a certos trâmites burocráticos, assim como para os riscos em não cumpri-los. A qualidade dos serviços também se reveste da responsabilidade sobre esse assessoramento, que hoje é muito mais abrangente e complexo.
TRIBUTAÇÃO: OLHO GRANDE NOS CONDOMÍNIOS
A fonte de tanta complexidade para o setor deve-se ao fato de que, como fortes propulsores da economia dentro do setor de serviços, os condomínios acabaram recebendo toda a carga tributária das empresas normais sem terem direitos a tratamentos tributários especiais. Devido a sua natureza jurídica e sua forma de arrecadação, a qual se baseia no critério de rateio de despesas mensais e anuais e não na projeção de receitas, eles não podem entrar em concordata ou falência. Mas, apesar disso, os condomínios podem ser extintos. O condomínio pode tornar-se inviável financeiramente e operacionalmente, seja pelo alto índice de inadimplência, por malversação de recursos pelo administrador, pela má administração e ineficiência do gerenciamento dos recursos, ou ainda pelo péssimo estado de conservação do empreendimento que venha a impedir a habitação de seus proprietários. A situação tributária dos condomínios se agravou nos últimos anos, quando os condomínios passaram a ter a obrigatoriedade de reter a parte do INSS dos profissionais autônomos. Paralelo ao recolhimento do INSS, em 2004, os condomínios passaram a ser onerados com mais uma obrigatoriedade: a de fazer as retenções e os recolhimentos das contribuições de toda empresa prestadora de serviços que os atender. Exige-se um trabalho intenso de examinar cada fatura, cada documento, para verificar se há ou não a necessidade da retenção da COFINS, da CSSL e também do PIS. Portanto, quando tiver de apresentar a DIRF de seus clientes (condomínios), a administradora deverá buscar todos aqueles recolhimentos feitos, quer de autônomos, quer de pessoas jurídicas. Se uma DIRF ou uma RAIS não for entregue corretamente, serão aplicadas multas pesadas que poderão onerar os condôminos. Para as administradoras, estas novas demandas também trouxeram uma grande sobrecarga, que acaba sendo absorvida sem a possibilidade de repassar os custos aos clientes na maioria das vezes. As administradoras, assim como os escritórios de contabilidade continuam aumentando sua carga de trabalho e responsabilidade, sem, no entanto, poder aumentar o valor de seus honorários, ou seja, continuam servindo de despachantes para o governo sem qualquer remuneração e prestando mais serviços aos seus clientes sem com isso poderem cobrar mais. Cabe ainda destacar o incremento das normas regulamentadoras criadas pelo governo através do Ministério do Trabalho: o LTCAT, o PPRA, PCMSO, e o PPP. O cumprimento dessas normas são alvos da fiscalização do INSS e impõem que, se alguém for admitido ou demitido sem a observância do previsto, o condomínio ficará sujeito a sanções administrativas. Outro aspecto que se deve dedicar atenção especial refere-se à atualização regular do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ do condomínio. A inscrição no CNPJ é obrigatória e o condomínio deve ter um responsável, que nesse caso, é o síndico que esteja exercendo o mandato. Como contribuinte, deve estar em dia com a Receita Federal e o nome que consta na ata de eleição deve ser o mesmo que consta na Receita. Sendo assim, sempre que houver mudança do gestor, o condomínio deve-se procurar a administradora ou deve-se agir diretamente para atualizar o CNPJ efetuando a mudança do responsável junto ao condomínio. Sem o CNPJ, não se pode operar em quase nada que seja relacionado ao governo (INSS, Receita Federal, etc.), além de bancos e instituições privadas (compras, contratação de serviços, etc.). Ainda na esteira de responsabilidades e tributações, deve-se ter especial cuidado com a tributação sobre o pró-labore do síndico (mesmo isenção de taxa de condominial) que apesar de não ser considerado salário, é um ganho não isento, e por isso, deve ser declarado no imposto de renda. Tudo o que foi mencionado anteriormente se constituem em razões mais que suficientes para que os condomínios evitem contratar serviços apenas pelo preço mais baixo. O mais barato, às vezes, pode sair mais caro no final. Procure o melhor para o seu condomínio. Procure aquela empresa que reúna as condições ideais para prestar os melhores serviços. Deve-se evitar reduzir custos na contratação de profissionais, sejam eles de natureza administrativa ou técnica, pois estes serão sempre seu suporte mais essencial e não vale à pena assumir riscos desnecessários.
REQUISITOS PARA UMA BOA GESTÃO
Segundo o estudo realizado para a defesa da dissertação, os aspectos a considerar para uma gestão condominial eficiente são os seguintes:
- Aspectos gerenciais:
- Ter conhecimentos sobre o Código Civil, principalmente no que concerne aos condomínios.
- Ter domínio sobre o conhecimento da Consolidação das Leis do Trabalho (C.L.T.).
- Ter conhecimentos específicos ou noções básicas sobre administração de empresas.
- Ter noções de Organização & Métodos.
- Ter noções básicas do uso de computadores.
- Aspectos relacionados aos recursos humanos:
- Ter aptidão e disposição para o trabalho de equipe.
- Ser motivador no ambiente de trabalho (clima organizacional).
- Ter habilidades na mediação de conflitos e resolução de problemas.
- Ter habilidades de comunicar-se com os demais (ouvir e ser ouvido por empregados e, principalmente, moradores).
- Ter capacidade de ser reconhecido como líder entre os moradores.
- Aspectos relacionados à legislação condominial e correlatos:
- Ter conhecimento da Lei dos Condomínios (Lei 4.591/64).
- Ter conhecimento da Convenção do Condomínio.
- Ter noções básicas de orçamentos (previsão orçamentária).
- Aspectos relacionados à área financeira e bancária:
- Entender de movimentação de contas bancárias (extratos, recibos, depósitos, boletos, etc.).
- Ter noções básicas sobre aplicações de recursos financeiros (Poupanças, rentabilidade, juros, etc.).
- Aspectos relacionados às aptidões de chefia e liderança:
- Ter pleno conhecimento do Regimento Interno do Condomínio (direitos e deveres dos moradores).
- Deve ser uma pessoa preparada para chefiar outras pessoas (empregados do condomínio).
- Ter noções básicas de segurança (contra sinistros).
- Ter aptidão e sensibilidade para recrutar e selecionar pessoas.
- Aspectos relacionados à matemática básica e à contabilidade elementar:
- Ter conhecimentos básicos de aritmética (fazer contas de matemática simples).
- Ter conhecimentos elementares (básicos) de contabilidade (débitos/créditos, entradas/saídas, saldos).
- Aspectos relacionados à mediação de conflitos:
- Síndico/Administrador deve ser um facilitador e não um complicador (defensor dos interesses da coletividade e dos moradores).
- Síndico/Administrador precisa dar o exemplo do cumprimento de normas (internas e externas).
- Aspectos relacionados às rotinas burocráticas:
- Ter afinidade com o manuseio de documentos e procedimentos burocráticos.
- Acrescenta-se à lista os itens a seguir:
- Ter conhecimento do Código Civil e de suas implicações;
- Ter conhecimento do Código de Defesa do Consumidor;
- Ter conhecimento do Regulamento Interno;
- Possuir CPF regular junto à Receita Federal.
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